Bürodienstleistungen: Was extern übernommen werden kann

Büroarbeit hat die Eigenschaft, dass sie selten dringend ist und deshalb immer wartet. Die Belege liegen im Schuhkarton, die offenen Posten werden seit Wochen nicht nachverfolgt, und die Kundenliste im System stimmt an mehreren Stellen nicht mehr mit der Realität überein. Wer das Thema Bürodienstleistungen recherchiert, hat meist nicht das Problem, dass niemand die Arbeit machen könnte, sondern dass sie nach dem eigentlichen Geschäft erledigt werden müsste und dafür kein Abend reicht. Der Begriff selbst ist unscharf: Er reicht von der reinen Schreibarbeit bis zur vorbereitenden Buchhaltung. Dieser Artikel sortiert, was konkret dahintersteht, wie eine Übergabe praktisch abläuft und wo die Grenzen einer externen Unterstützung liegen.

Was unter Bürodienstleistungen tatsächlich fällt

Der Begriff umfasst administrative und organisatorische Aufgaben, die im Betrieb anfallen, aber nicht zum eigentlichen Leistungsangebot gehören. Dazu zählen Büroorganisation, Buchhaltungsvorbereitung, Belegsortierung, Stammdatenpflege, Mahnwesen und Teile der Personalverwaltung. Keine dieser Aufgaben erzeugt direkt Umsatz. Jede davon wird jedoch gebraucht, damit der Betrieb nach außen und gegenüber dem Steuerberater funktioniert.

Die Abgrenzung ist wichtig, weil sie bestimmt, was überhaupt sinnvoll ausgelagert werden kann. Vorbereitende Tätigkeiten, also das Sammeln, Sortieren, Zuordnen und Aufbereiten von Unterlagen, lassen sich gut abgeben. Die steuerliche Beurteilung und der Jahresabschluss bleiben beim Steuerberater, dafür gibt es gesetzliche Vorgaben. Eine externe Unterstützung arbeitet also auf den Steuerberater zu, nicht an seiner Stelle.

Warum Büroarbeit intern oft liegenbleibt

In kleineren Strukturen gibt es keine Position, auf deren Schreibtisch Verwaltung von selbst landet. Die Aufgaben verteilen sich auf jemanden, der sie zusätzlich erledigt, oder auf die Inhaberin beziehungsweise den Inhaber. Solange der Auftragsstand normal ist, geht das. Kommt ein größeres Projekt dazu oder fällt jemand aus, verschiebt sich die Verwaltung nach hinten, weil sie keinen Kunden hat, der nachfragt.

Spürbar wird der Rückstand meist zeitversetzt. Ein nicht eingebuchter Zahlungseingang fällt auf, wenn eine Mahnung an einen Kunden geht, der längst bezahlt hat. Eine veraltete Adresse im System fällt auf, wenn eine Rechnung zurückkommt. Nicht sortierte Belege fallen auf, wenn der Steuerberater nachfragt und der Zeitraum mehrere Monate zurückliegt. Die Nacharbeit ist dann aufwendiger als die laufende Pflege gewesen wäre, weil Zusammenhänge rekonstruiert werden müssen.

Die typischen Aufgabenpakete im Einzelnen

Nicht jeder Betrieb braucht alles. Sinnvoll ist, die Bereiche einzeln zu betrachten und zu entscheiden, welcher davon tatsächlich Zeit kostet. Die folgenden Pakete lassen sich getrennt voneinander vergeben.

• Die Buchhaltungsvorbereitung umfasst das Sammeln, Prüfen auf Vollständigkeit und Sortieren der Belege, damit der Steuerberater damit unmittelbar weiterarbeiten kann.
• Die Belegsortierung ordnet Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege und Kassabelege nach Zeitraum und Kategorie, auch rückwirkend für ältere Monate.
• Das Mahnwesen verfolgt offene Posten nach, erstellt Zahlungserinnerungen und dokumentiert, welcher Kunde in welcher Stufe steht.
• Die Stammdatenpflege hält Adressen, Ansprechpartner, UID-Nummern und Zahlungskonditionen im System aktuell und bereinigt doppelt angelegte Datensätze.
• Die Personalverwaltung betrifft die administrative Seite, also das Sammeln von Zeitaufzeichnungen, Urlaubsanträgen und Unterlagen für die Lohnverrechnung.
• Das allgemeine Office-Management deckt Ablage, Terminkoordination, Korrespondenz und die Organisation wiederkehrender Abläufe ab.

Wie eine Übergabe praktisch abläuft

Wer Bürodienstleistungen extern vergeben will, beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen vor, in welchem Zustand sind sie, welche Systeme werden verwendet und welche Zeiträume sind offen. Daraus ergibt sich, ob zuerst ein Rückstand aufgearbeitet oder direkt der laufende Betrieb übernommen wird. Beides zugleich funktioniert selten gut, weil der Rückstand andere Arbeitsschritte verlangt als die laufende Pflege.

Danach wird festgelegt, wer welche Zugänge erhält, in welchem Rhythmus Unterlagen übergeben werden und wohin Rückfragen gehen. Gerade dieser letzte Punkt entscheidet über den Aufwand im Alltag. Wenn bei jeder unklaren Rechnung eine eigene Nachfrage nötig ist, verschiebt sich der Aufwand nur. Sinnvoll ist deshalb, wiederkehrende Fälle einmal durchzusprechen und die Entscheidung festzuhalten, statt sie jedes Mal neu zu treffen.

Grenzen, die man vorher kennen sollte

Eine externe Kraft kann nicht wissen, was nie dokumentiert wurde. Wenn Sonderkonditionen für bestimmte Kunden nur im Kopf des Geschäftsführers existieren, führt eine Mahnung an genau diesen Kunden zu einer unangenehmen Rückfrage. Diese Dinge müssen einmal erfasst werden, und dieser Schritt kostet Zeit auf Seiten des Betriebs. Er lässt sich nicht delegieren, weil das Wissen nur dort vorhanden ist.

Ebenso bleibt die Verantwortung für inhaltliche Entscheidungen im Betrieb. Ob eine Forderung gestundet wird, ob ein Beleg als betrieblich veranlasst gilt, ob ein Mahnlauf bei einem langjährigen Kunden ausgesetzt wird: Das sind unternehmerische Entscheidungen. Eine externe Unterstützung bereitet sie auf und legt sie vor. Wer das vorher klärt, vermeidet die Erwartung, dass mit der Übergabe auch die Zuständigkeit verschwindet.

• Klären Sie vorab, welche Zugriffsrechte auf Bankkonten und Systeme tatsächlich notwendig sind und welche nicht.
• Halten Sie fest, bis zu welchem Betrag oder welcher Mahnstufe ohne Rückfrage gearbeitet werden darf.
• Legen Sie einen festen Übergabetermin fest, statt Unterlagen unregelmäßig weiterzureichen.
• Dokumentieren Sie Sonderfälle wie abweichende Zahlungsziele einmal schriftlich, bevor der laufende Betrieb startet.
• Prüfen Sie, ob Ihr Steuerberater eine bestimmte Form der Belegaufbereitung erwartet, und geben Sie diese weiter.

Woran sich der Nutzen erkennen lässt

Ob sich eine Auslagerung rechnet, zeigt sich nicht an der Rechnung des Dienstleisters, sondern an der Frage, was mit der freigewordenen Zeit geschieht. Wenn die Stunden, die bisher am Abend für Belege draufgingen, in Angebote oder Kundenarbeit fließen, ist die Rechnung eine andere als wenn sie einfach verschwinden. Diese Überlegung gehört vor die Entscheidung, nicht danach.

Ein zweiter Prüfpunkt ist die Nachvollziehbarkeit. Nach einigen Wochen sollte erkennbar sein, welche offenen Posten bestehen, welcher Zeitraum beim Steuerberater liegt und welche Unterlagen noch fehlen. Wenn diese Fragen eine Rückfrage erfordern, fehlt Struktur. Welche Bürodienstleistungen im Einzelnen übernommen werden und wie sich die Bereiche kombinieren lassen, steht in der Übersicht der Leistungen von here2help. Für eine konkrete Einschätzung zum eigenen Betrieb ist ein Gespräch unter +436607124300 oder office@here2help.at der direktere Weg.

Fazit

Bürodienstleistungen sind kein geschlossenes Paket, sondern eine Reihe einzelner Aufgaben, die man getrennt betrachten sollte. Buchhaltungsvorbereitung, Belegsortierung, Mahnwesen und Stammdatenpflege haben jeweils eigene Abläufe und eigene Anforderungen an die Übergabe. Gut funktioniert eine Auslagerung dort, wo vorher geklärt ist, welche Entscheidungen im Betrieb bleiben und welche Informationen einmalig erfasst werden müssen. Der Aufwand dieser Vorbereitung wird oft unterschätzt, er fällt aber nur einmal an. Wer ihn umgeht, verschiebt die Rückfragen lediglich in den laufenden Betrieb.